亚博电竞官网韦尔斯利学院档案管理政策
1.0简介及目的
韦尔斯利学院的教职员工和教职员工在履行亚博电竞官网学院的教育使命时所创建的记录对学院的有效运作至关重要，对保存学院的历史至关重要，而且在某些情况下，记录必须符合法律要求。因此，必须妥善管理这些记录。
本文件的目的是:
•为卫尔斯理学院建立记录管理政策;亚博电竞官网
•明确卫尔斯理学院政策的关键概念;亚博电竞官网而且
•描述通过记录管理程序实现此政策的框架。
2.0政策声明
亚博电竞官网韦尔斯利学院致力于通过系统管理学院学术和行政运作过程中创建的记录来履行其行政、财政、法律和历史义务。记录的管理包括组织这些记录的适当做法，对那些确定具有永久或持久价值的记录进行有效归档，在业务需要得到满足且没有法律考虑需要保留的情况下，适当销毁那些被认为没有永久或持久价值的记录。
该政策的实施将有助于韦尔斯利学院履行其运营和法律义务，并保存其历史记录。亚博电竞官网此外，这一政策的实施将提高学院的组织效率。
作为记录管理计划的一部分，该政策和相关材料将提供给韦尔斯利学院社区，供他们随时参考。亚博电竞官网
3.0范围
这项政策适用于卫尔斯理学院在其教育和其他活动过程中创建的所有记录。亚博电竞官网由卫尔斯理学院的员工在正常业务课程中创建的记录，以及由教职员工在亚博电竞官网他们的行政角色中创建的记录，都是卫尔斯理学院的财产。
4.0权限与职责
总统，管理人员和学院的高级行政人员负责向学院员工传达本政策，并对该政策有一般监督。
记录管理主任负责为学院制定和管理记录管理计划，并帮助员工了解如何实施该计划。
韦尔斯利学院的所有员工都有责任根据亚博电竞官网本政策和学院制定的记录管理计划管理和维护他们创建的记录。
“记录”的定义
记录是“一个组织或个人为了履行法律义务或在商业交易中作为证据和信息而创建、接收和保存的信息”。(ISO 15489-1:2001(E)信息和文件——记录管理第1部分:通则，3.15)
记录是由内容而不是格式定义的。记录包括那些硬拷贝，电子(包括网页)，或任何其他格式的信息可以检索。
记录包括但不限于学院官方出版物、财政数据、官方通信(包括电子通信)、会议记录、报告以及学生和员工档案。为了本政策的目的，记录的定义是广泛的，以鼓励考虑在业务过程中创建的所有信息的适当使用和保留。
重要的记录
“关键记录”是指在灾难性事件发生后，确定包含业务连续性所需的基本信息的记录。记录管理官员将与学院的其他人员合作，确定哪些记录被视为“关键记录”，并制定保护这些记录的程序，使这些记录在事件发生后可访问和使用。
5.0政策
5.1学校正式档案的保存和处理
记录管理主任与学院的法律顾问协商后，将与学院各办公室合作，制定适合各办公室情况的记录保存时间表。
档案管理员负责确定哪些学院记录具有永久或持久的价值。被认为具有永久或持久价值的记录将定期转移到韦尔斯利学院档案馆。亚博电竞官网具有永久或持久价值的电子记录将以一种看起来最好的方式归档，使其内容能够在未来获得。例行的数据备份并不能取代将具有永久或持久价值的电子记录存档。
被认为没有永久或持久价值的记录将根据记录保存时间表予以保留，并在保存期结束后按该等时间表所述予以妥善处理。
5.2其他政策
本文件补充了卫尔斯理学院董事会在对卫尔斯理学院档案馆的授权中通过的重要文件、记录和文件的收集和保存政策。亚博电竞官网学院的其他政策，如FERPA，或联邦或州法规，可能适用于保护某些记录中的信息和个人访问某些记录中包含的关于他们的信息的权利。
档案管理政策，校董会于2008年4月11日批准。