电子内容管理

(注:斜体字反映最新修订本的改动)

1.0政策声明

韦尔斯利亚博电竞官网学院电子内容管理政策规定了韦尔斯利学院电子内容隐私的例外情况，包括员工离职后保留和访问电子内容。

2.0概述与目的

亚博电竞官网韦尔斯利学院努力保护电子内容和其中存储或通过其信息技术资源访问的任何敏感数据的隐私。作为电子内容的保管人，图书馆和技术服务(LTS)不会不恰当地访问或泄露个人电子内容中包含的信息。然而，在某些特殊情况下，学院有必要访问和/或披露韦尔斯利学院社区成员的电子内容，LTS工作人员只会在学院适当的电子内容管理员的指导下这样做。亚博电竞官网本政策概述了电子内容隐私的例外情况，并建立了在这些情况下访问电子内容的程序。它还解决了从学院分离后访问电子内容的帐户保留问题。有关详细概述，请参见账户终止表．

3.0范围

本政策适用于通过学院信息技术资源访问电子内容(定义如下)的韦尔斯利学院社区的所有成员亚博电竞官网，包括所有教职员工、学生、校友、合同工和临时工、顾问以及访问或存储电子内容的任何其他个人。

3.1定义

数据保管
数据托管人负责维护支持数据访问、安全保管、传输和存储的技术基础设施，并为数据的使用提供技术支持。数据监管人还负责实现由电子内容监管人建立的业务规则。

电子内容管理员
电子内容管理员负责授权访问电子帐户，包括授予新帐户的特殊访问权限，在违反学院政策的情况下撤销访问权限，以及在下面列出的例外情况下向第三方授予访问现有帐户的权限。

电子内容
就本文件而言，电子内容被定义为所有存储在学院网络、学院电话系统、学院协商外包服务的中心服务器上的社区成员所有的内容，以及存储在学院提供的教职员工的台式机和笔记本电脑上的所有内容(例如:文件存储在NTM文件服务器，web服务器，Sakai，谷歌教育应用程序和语音邮箱)。

4.0政策

4.1责任

韦尔斯利学院的每个选区都分配了一个电子内容管理员，用于亚博电竞官网管理这些帐户的访问权限，符合本政策:

4.2电子内容隐私的例外

韦尔斯利学院的电子内容被认为是私人的，学院不亚博电竞官网会访问或披露，除非在以下情况下:

• 传票:对法庭命令或传票的回应;
• 进行涉及人力资源事宜的调查;
• 如果有违反卫尔斯理学院政策的合理嫌疑，包括亚博电竞官网可接受的使用,书面信息安全计划或版权政策，或任何联邦或州法律或法规;
• 在卫生和安全紧急情况下;
• 电子内容所有者或账号订阅者长期不可用，且该等信息是开展学院业务所必需的;或
• 内容所有者明确允许LTS工作人员访问特定内容，以帮助解决问题。

除了这些电子内容隐私的例外，韦尔斯利学院保留在他或她终止与学院的雇佣后访问个人电子内容的权利。亚博电竞官网有关不再受雇于韦尔斯利学院的个人访问电子内容的更多信息，请参见第4.7节。亚博电竞官网

4.3法院命令或其他有关电子内容的法律要求

学院可能有法律义务通过提供存储在韦尔斯利信息技术资源上的信息来回应传票。任何要求提交电子内容文件或邮件记录的法院命令或其他法律要求都将提交给主管财政和行政的副总统办公室。亚博电竞为响应此类请求而访问或披露电子内容只能在副总统或其指定人员的指示下进行。

为响应传票而向请求方提供的实际内容将根据具体情况而有所不同，因为第三方传票通常不要求提供特定用户的所有内容。在收到传票后，CIO将确定一名或多名LTS工作人员协助收集传票所要求的数据，并与律师和适当的高级工作人员协商。学院可能会选择收集用户所有内容的快照，如电子邮件、电脑硬盘驱动器等，以评估将产生什么。有关工作人员将被要求严格保密处理每一个案件。

4.4可能违反法律或政策或人力资源事项的电子内容请求

当因潜在的法律或政策违规或人力资源事务调查而要求访问电子内容时，必须首先获得适当的电子内容管理员或指定人员的许可。

这些事项的例子可能包括当投诉如性骚扰或其他类型的骚扰或不公平待遇已提交，人力资源部门已与法律顾问协商，决定学院需要保存那些涉及到的电子内容，以便进一步调查。一旦获得许可，LTS工作人员将根据CIO的指示，根据电子内容管理员批准的请求细节，向请求方提供访问权限。学院的法律顾问将在适当情况下进行咨询。

4.5突发健康和安全事件期间的电子内容请求

在发生健康和安全紧急情况时，可能有必要访问或向地方、州或联邦应急响应人员或参与学院应急响应的官员披露电子内容。在这种情况下，LTS的工作人员只会在首席信息官的指示下访问或披露电子内容，并应韦尔斯利学院校园警察局长、卫生服务主任、咨询服务主任、学生主任或其指定人员的请求。亚博电竞官网

CIO将在可行的情况下尽快通知相应的电子内容管理人员访问了哪些数据以及从谁访问的数据，以及与请求相关的任何其他相关细节。

4.6用户不可用时访问电子邮件帐号

在很多情况下，员工都可以延长休假时间。在计划不在的情况下，员工需要在自己的电子邮件账户上回复“不在办公室”，指示员工在他们不在的时候联系谁。在某些情况下，如果需要访问自己的电子邮件，员工可以选择将收到的邮件转发给另一名员工。对于计划外的长时间缺席，学院可能有必要访问传入的邮件以保持业务运营的连续性。在这些罕见的情况下，适当的电子内容管理人员可能会向CIO提出请求，CIO将安排将收到的邮件转发给员工的主管。

4.7在脱离学院后，保留和使用电子内容

员工程序

在友好离职的情况下，员工将被建议在最后一个工作日期前两周创建一个不在办公室的电子邮件回复，将收到的邮件重定向给他或她的主管。员工对所有账户和电子内容的访问权限将在终止日起24小时内终止。在终止时，任何电子内容，包括传入或现有的电子邮件和语音邮件信息，都将提供给前任员工的学术主席或部门主管或其指定人员，在人力资源助理副总裁和首席信息官的要求和批准下。分居两周后，语音留言将被删除。离职6个月后，所有其他电子账户和相关数据将被删除。员工应了解这些程序，以便他或她能做好必要的准备。

教师特殊程序

教员聘任终止的正式日期为每年的6月30日(春季终止)或12月31日(秋季终止)。然而，在这些日期之后，教师需要访问他们的电子内容和其他学院技术服务，以便他们可以发布成绩和访问SEQs。在成绩公布后，学生也需要有机会在短时间内与教师联系。因此，教师政策如下:

• 在正式终止日期后的一个月内(秋季终止至1月31日，春季终止至7月31日)，教师将拥有与学院员工完全相同的访问权限。
• 在2月28日或8月31日之前，该教师还可以使用谷歌教育应用程序和酒井法子。
• 在2月28日或8月31日，教职员工将无法使用谷歌教育应用程序和酒井法子，并可以要求在未来三个月内将电子邮件转发到非卫尔斯理账户。

在离开之前，教员将被告知这些程序，以便他或她可以做必要的准备。

退休教职员工及校长俱乐部的手续

上述规则的唯一例外是，在学院服务超过25年的退休和现任教职员工被认为是“校长俱乐部”的一部分。这些员工将无限期地保留对其域名帐户和电子内容的访问权，除非是非友好终止(见下文)。

非友好终止的程序

当教师或工作人员与学院的雇佣关系被终止，并且分离是非友好的，所有计算机帐户和电子内容的访问将立即终止。这一做法是正确的，无论员工在学院服务的时间长短。当员工被非友好地解雇时，他们放弃了之前使用谷歌应用程序的任何特权，但在学院工作的校友除外(见下文)。在离职时，应人力资源助理副总裁和CIO的要求和批准，任何电子内容，包括收到的或现有的电子邮件或语音邮件，都将提供给被解雇员工的学术主席或部门负责人，或其指定人员。离职6个月后，所有帐户和相关数据将被删除。

已故员工、学生和校友的处理程序

如果是在职员工，学生或女校友她或他的受益人或遗产有权要求在死亡后2年内访问她或他的电子内容，以便收集死者的个人资料用于遗产管理。亚博电竞这些要求将在与学院律师协商的情况下逐案处理。在已故员工的情况下，我们会小心确保电子内容中包含的任何敏感的学院数据的隐私。两年后，死者的所有电子内容将被删除。

学生和校友的程序

学生在毕业后的六个月内保留对他们的域帐户的访问权限，以便访问他们的成绩单。从2012届开始，校友们将无限期地保留在谷歌教育应用程序中的内容。但是，如果校友在学院工作，并且发生了非友好的离职，对现有电子邮件地址和所有相关内容和服务的访问将立即被终止。LTS将为校友创建一个新的电子邮件地址，仅供个人使用。在与人力资源部协商后，LTS将在原来的电子邮件地址中添加“不在办公室”通知，提醒发件人该校友不再为学院工作，并将他们转到这个新的电子邮件地址。

5.0执行

在任何违反现有学院政策或适用的州或联邦法律的情况下，学院保留使用其自由裁量权来解决违规行为，包括终止对电子内容的访问和/或与他人共享对电子内容的访问。

6.0策略交叉引用

• 可接受使用政策
• 版权政策
• 书面信息安全计划

7.0生效日期和修订历史

该政策由图书馆和技术政策咨询委员会和总统内阁批准，并于2012年4月6日生效。此政策于2014年2月27日和15年3月23日更新。